Hari Rabu tanggal 4 Desember 2019 seluruh wakil dekan bidang kemahasiswaan dan para reviewer internal melakukan rapat koordinasi yang dipimpin oleh warek bidang kemahasiswaan. Agenda rapat yang di bahas adalah kesepatakan untuk mempercepat pengajuan proposal PKM dari sekitar 600 lebih proposal PKM mahasiswa dari berbagai skim. Perubahan metode pengajuan proposal dengan sistem informasi simbelmawa yang baru memberikan masalah tersendiri untuk perubahan metode. Metoda baru harus disosialisasikan kepada mahasiswa, dosen pembimbing, serta operator dan pejabat kemahasiswaan. Hasil dari rapat ini adalah skedul pembuatan akun dan pengajuan proposal, kuota proposal PKM.